Το κρυφό κόστος των προγραμμάτων υπηρεσιών στο Excel (και ένας οδηγός αξιολόγησης εναλλακτικών)
· 4 λεπτά ανάγνωσης
Το Excel είναι δωρεάν, οικείο και ήδη εγκατεστημένο σε κάθε υπολογιστή του κτιρίου. Ταυτόχρονα, για ένα νοσοκομειακό πρόγραμμα υπηρεσιών, είναι ένα από τα πιο ακριβά εργαλεία που μπορεί να επιλέξει ένα τμήμα — απλώς το κόστος δεν εμφανίζεται σε κάποιο τιμολόγιο. Εμφανίζεται ως χαμένες ώρες, ως χάος και ως σταδιακή διάβρωση της εμπιστοσύνης, πρόγραμμα το πρόγραμμα, όταν οι βάρδιες μοιάζουν άδικες.
Το κόστος χρόνου που κανείς δεν υπολογίζει στον προϋπολογισμό
Η δημιουργία ενός προγράμματος υπηρεσιών σε υπολογιστικό φύλλο δεν είναι απλή εισαγωγή δεδομένων. Απαιτεί διασταύρωση των αιτημάτων άδειας με το νοερό μοντέλο του ποιος δούλεψε τι τον προηγούμενο μήνα, χειροκίνητο έλεγχο ότι κανείς δεν έχει προγραμματιστεί για νυχτερινή βάρδια ακολουθούμενη από πρωινή, και μετά επανάληψη όλων αυτών από την αρχή όταν κάποιος ζητήσει μια αλλαγή αφού το πρόγραμμα έχει γίνει «οριστικό». Οι συντονιστές αφιερώνουν τακτικά ώρες σε μια εργασία που σχεδόν δεν επαναχρησιμοποιείται — τον επόμενο μήνα ξεκινάτε σχεδόν από το μηδέν, επειδή ένα υπολογιστικό φύλλο δεν θυμάται το ισοζύγιο του προηγούμενου μήνα για εσάς.
Αυτός ο χρόνος αποτελεί πραγματικό κόστος, παρόλο που κανείς δεν τον καταγράφει ως έξοδο στον προϋπολογισμό. Είναι χρόνος που ένας κλινικός συντονιστής δεν αφιερώνει στο κλινικό έργο.
Το χάος των εκδόσεων
Ρωτήστε οποιονδήποτε συντονιστή διαχειρίζεται το πρόγραμμα με υπολογιστικό φύλλο πόσα αρχεία υπάρχουν με ονόματα όπως «roster_final.xlsx», «roster_final_v2.xlsx» και «roster_ACTUAL_final.xlsx», και θα λάβετε ένα πικρό γέλιο. Μόλις ένα υπολογιστικό φύλλο κοινοποιηθεί σε ομαδικές συνομιλίες, μέσω email και ως εκτυπωμένο αντίγραφο στον τοίχο του δωματίου ανάπαυσης, παύει να υπάρχει μία ενιαία πηγή αλήθειας — υπάρχουν πολλές, και αποκλίνουν τη στιγμή που ένα άτομο ζητά μια αλλαγή και κάποιος ενημερώνει μόνο το τοπικό του αντίγραφο.
Ανύπαρκτη παρακολούθηση αλλαγών
Οι αμοιβαίες αλλαγές βαρδιών είναι φυσιολογικό και υγιές μέρος κάθε προγράμματος — οι άνθρωποι αρρωσταίνουν, έχουν οικογενειακές έκτακτες ανάγκες, χρειάζονται μια συγκεκριμένη ημέρα ρεπό. Όμως σε ένα υπολογιστικό φύλλο, μια αλλαγή είναι συνήθως δύο ονόματα που πληκτρολογούνται το ένα πάνω στο άλλο σε ένα κελί, χωρίς κανένα αρχείο για το ποιος την ενέκρινε, αν παραβίασε κανόνα ανάπαυσης ή αν αθόρυβα έδωσε σε κάποιον άλλο ένα ελεύθερο σαββατοκύριακο ενώ κάποιος άλλος απορρόφησε τη διαφορά. Πολλαπλασιάστε το αυτό με έναν χρόνο αλλαγών και η δικαιοσύνη του προγράμματος γίνεται αδύνατον να ανιχνευθεί — κανείς, συμπεριλαμβανομένου του συντονιστή, δεν μπορεί πλέον να ανακατασκευάσει ποιος έχει εργαστεί τι.
Μηδενική μνήμη δικαιοσύνης
Αυτό είναι το βαθύτερο πρόβλημα και το πιο δύσκολο να παρατηρηθεί μήνα με τον μήνα: ένα υπολογιστικό φύλλο δεν έχει μνήμη πέρα από όσα βρίσκονται στην τρέχουσα καρτέλα. Εάν κάποιος δούλεψε επιπλέον αργίες την άνοιξη, τίποτα δεν το μεταφέρει στον τρόπο κατάρτισης του φθινοπωρινού προγράμματος, εκτός εάν ο συντονιστής το θυμάται προσωπικά και αποζημιώνει χειροκίνητα — κάτι που είναι υπερβολικό να ζητηθεί από οποιονδήποτε σε μια ομάδα δεκάδων εργαζομένων σε βάθος ενός έτους. Οι διαφωνίες για τη δικαιοσύνη σπάνια αφορούν έναν μόνο μήνα· αφορούν ένα μοτίβο που συσσωρεύτηκε σιωπηρά επειδή τίποτα δεν το παρακολουθούσε.
Οδηγός αξιολόγησης εργαλείων προγραμματισμού
Εάν σκέφτεστε να εγκαταλείψετε τα υπολογιστικά φύλλα, αυτές είναι οι ερωτήσεις που αξίζει να κάνετε για οποιαδήποτε εναλλακτική λύση, συμπεριλαμβανομένου του RosterShift:
- Παρακολουθεί τη σταθμισμένη δικαιοσύνη (νύχτες, σαββατοκύριακα, αργίες) ως τρέχον υπόλοιπο σε βάθος μηνών και όχι μόνο εντός μιας περιόδου;
- Επιβάλλει τους κανόνες ανάπαυσης ως απαράβατους περιορισμούς και όχι απλώς επισημαίνοντάς τους εκ των υστέρων;
- Υπάρχει μία ενιαία δημοσιευμένη έκδοση του προγράμματος, με τις αλλαγές καταγεγραμμένες και ελέγξιμες;
- Μπορεί το προσωπικό να δει το δικό του υπόλοιπο και ιστορικό χωρίς να ρωτήσει τον συντονιστή;
- Μειώνει τη χειροκίνητη εργασία του συντονιστή ή απλώς μεταφέρει το υπολογιστικό φύλλο σε μια διαφορετική διεπαφή;
Εάν ένα εργαλείο δεν μπορεί να απαντήσει «ναι» στις ερωτήσεις για τη μνήμη δικαιοσύνης και τους αυστηρούς περιορισμούς ανάπαυσης, λύνει το πρόβλημα της εμφάνισης και όχι το πραγματικό πρόβλημα. Αυτό το χάσμα — ανάμεσα σε ένα πιο όμορφο υπολογιστικό φύλλο και ένα σύστημα που πραγματικά θυμάται και επιβάλλει τη δικαιοσύνη — είναι ακριβώς αυτό που δημιουργήθηκε για να καλύψει το RosterShift.
Τίποτα από αυτά δεν σημαίνει ότι τα υπολογιστικά φύλλα είναι κακό εργαλείο γενικά — είναι εξαιρετικά για ένα τεράστιο εύρος εργασιών. Ένα πρόγραμμα υπηρεσιών με κανόνες δικαιοσύνης, περιορισμούς ανάπαυσης και ιστορικό αλλαγών απλώς δεν είναι ένα από αυτά, με τον ίδιο τρόπο που ένα υπολογιστικό φύλλο δεν είναι το κατάλληλο μέρος για την παρακολούθηση του προγράμματος φαρμακευτικής αγωγής ενός ασθενούς. Η εργασία χρειάζεται ένα σύστημα που θυμάται, όχι έναν πίνακα για τον οποίο πρέπει εσείς να θυμάστε τα πάντα.