Hotellin henkilöstön vuorosuunnittelu täyteen varattuna viikonloppuna
· 3 min lukuaika
Hotellin arjessa ei ole tasaista rytmiä — siinä on suuria käyttöasteen vaihteluita, ja henkilöstömäärän on elettävä niiden mukana. Tiistai helmikuussa ja lauantai suuren paikallisen tapahtuman aikana ovat kaksi täysin erilaista vuorosuunnitteluongelmaa, mutta niitä kohdellaan usein samalla tavalla, kun vuorolista perustuu tottumukseen todellisen kysynnän sijaan. Toimivan hotellin vuorosuunnittelun on joustettava käyttöasteen mukaan ja samalla suojeltava työtä tekevää henkilökuntaa.
Kaksi osastoa, kaksi täysin erilaista rytmiä
Vastaanotto (front desk) ja kerroshoito (housekeeping) näyttävät siltä, että ne voisivat jakaa saman vuorolistan, mutta ne toimivat täysin eri kellojen mukaan. Vastaanotto tarvitsee katkeamatonta 24 tunnin miehitystä — jonkun on oltava tiskillä klo 03.00 yöllä riippumatta siitä, onko hotellin käyttöaste 40 % vai 95 %, koska vieras voi saapua mihin aikaan tahansa. Kerroshoidon työmäärä taas riippuu lähes täysin lähtevistä huoneista ja saman päivän huonesiivouksista, mikä tarkoittaa suuria piikkejä vaihtopäivinä ja huomattavasti kevyempiä päiviä toisinaan.
Molempien osastojen aikatauluttaminen saman tasaisen viikkomallin mukaan tuhlaa työtunteja hiljaisina päivinä ja jättää hotellin alimiehitettyksi silloin, kun työtä olisi eniten. Parempi tapa on mitoittaa kerroshoitotiimi kunkin päivän ennustettujen lähtöjen ja välisiivousten mukaan samalla, kun vastaanotossa pidetään vakaa kierto, joka takaa lakisääteisen ja turvallisen kattavuuden käyttöasteesta riippumatta.
Yövuoro ja yöauditi ovat oma haasteensa
Vastaanoton yövuoro — johon usein yhdistyy yöauditi ja päivän talousraportointi — on yleensä vaikein miehitettävä ja helpoin jättää liian vähille resursseille. Se on usein yksi ainoa henkilö yksin vastuussa sekä asiakaspalvelusta että päivän tilien täsmäyttämisestä. Koska vuoro on epäsuosittu, kiusaus määrätä se pysyvästi samoille yhdelle tai kahdelle työntekijälle kierrättämisen sijaan on suuri. Se ratkaisee välittömän suunnitteluongelman, mutta luo paljon suuremman: työntekijän uupumisen roolissa, jossa virheillä tai väsymyksestä johtuvilla unohduksilla on suoria taloudellisia seurauksia.
Yövuorojen reilu kierrättäminen ja niiden tekijöiden seuraaminen kuukausitasolla pelkän kuluvan viikon sijaan estää yötyötä muuttumasta vaivihkaa yhden henkilön pysyväksi taakaksi.
Viikonloput ja pyhät kohtelevat hotelleja eri tavalla
Toisin kuin monilla muilla aloilla, viikonloput ja juhlapyhät ovat usein hotellin kiireisintä ja kriittisintä aikaa — juuri silloin alimiehitykseen ei ole lainkaan varaa, ja juuri silloin henkilökunta eniten toivoisi vapaata. Tämä ristiriita ei ratkea itsestään; sitä on hallittava jakamalla epäsuositut viikonloppu- ja pyhävuorot tasaisesti koko tiimille pitkällä aikavälillä sen sijaan, että nojattaisiin vapaaehtoisiin tai senioriteettiin, mikä kasaa kuorman yleensä uusimmille työntekijöille.
Äkilliset poissaolot ja kerroshoidon ruuhka
Kerroshoito on erityisen haavoittuvainen saman päivän sairauspoissaoloille, koska työ on fyysisesti raskasta ja siivottavien huoneiden määrä on lukittu riippumatta siitä, kuka saapuu töihin. Aikataulu ilman minkäänlaista joustovaraa tarkoittaa, että yksikin poissaolo täyden käyttöasteen päivänä johtaa siihen, etteivät huoneet ole valmiina sisäänkirjautumisaikaan — ongelma, jonka asiakkaat huomaavat välittömästi. Pienen puskurin jättäminen kiireisille päiville tai lyhyellä varoitusajalla töihin kutsuttavien työntekijöiden lista tekee eron hallitun tilanteen ja täyden kaaoksen välillä.
Osastojen väliset vuoronvaihdot
Vastaanoton ja kerroshoidon vuorot eivät ole suoraan keskenään vaihdettavissa — vastaanoton vuoron ottava kerroshoitaja vaatii asianmukaisen järjestelmäkoulutuksen ja päinvastoin — mutta osaston sisällä vaihtoja tapahtuu jatkuvasti henkilökohtaisten menojen vuoksi. Jokaisen vaihdon on silti noudatettava vähimmäismiehitystä ja lepoaikasääntöjä iltavuoron ja seuraavan aamuvuoron välillä. Tämä unohtuu helposti, kun vaihdoista sovitaan epävirallisesti työntekijöiden välisissä viesteissä, jotka eivät koskaan päädy viralliseen työvuorolistaan.
Tämä kuilu "sovitun" ja "virallisen aikataulun" välillä on paikka, jossa hotellit useimmiten menettävät kokonaiskuvan miehityksestä. Vastaanottovirkailija ottaa kollegan iltavuoron palveluksena, unohtaa oman aamuvuoronsa seuraavana päivänä, ja hotellissa on töissä lähes nukkumaton työntekijä täyden talon viikonloppuna. Tämä ei johdu kenenkään huonoudesta — näin käy, kun vuoronvaihdot elävät varsinaisen työvuorojärjestelmän ulkopuolella.
Käytännön toimintatapoja
- Mitoita kerroshoidon miehitys ennustettujen huonelähtöjen ja vaihtojen mukaan, älä kiinteällä viikkomallilla
- Kierrätä yöauditin ja vastaanoton yövuoroja ja seuraa niiden jakautumista pitkällä aikavälillä
- Jaa viikonloppu- ja pyhävuorot tasaisesti koko tiimille vapaaehtoisuuden tai palvelusvuosien sijaan
- Säilytä pieni henkilöstöpuskuri korkean käyttöasteen päivinä kerroshoidossa
- Tarkista osastorajat ylittävät vaihdot koulutusvaatimusten, älä vain työntekijämäärän kannalta
Miten RosterShift auttaa
RosterShift auttaa hotelleja rakentamaan työvuorolistat, jotka joustavat käyttöasteen mukana, kierrättävät epäsuositut vuorot reilusti ja pitävät vastaanoton ja kerroshoidon miehityksen vakaana myös äkillisten poissaolojen sattuessa. Tutustu osoitteessa https://rostershift.app.