Chi phí ẩn của việc lập lịch trực bằng Excel (và danh sách tiêu chí đánh giá giải pháp thay thế)
· 5 phút đọc
Excel miễn phí, quen thuộc và đã được cài đặt sẵn trên mọi máy tính trong tòa nhà. Nhưng đối với một lịch trực bệnh viện, đây lại là một trong những công cụ đắt đỏ nhất mà một bộ phận có thể lựa chọn — chỉ là chi phí đó không hiển thị trên hóa đơn. Nó thể hiện qua thời gian, sự hỗn loạn và sự xói mòn lòng tin qua từng bảng phân ca có vẻ bất công.
Chi phí thời gian mà không ai đưa vào ngân sách
Xây dựng một lịch trực trong bảng tính không đơn thuần là nhập dữ liệu. Đó là việc đối chiếu các yêu cầu nghỉ phép với trí nhớ về việc ai đã làm những gì trong tháng trước, kiểm tra thủ công xem có ai bị xếp ca đêm rồi tiếp tục ca sáng sớm hay không, và sau đó làm lại tất cả từ đầu khi có ai đó yêu cầu thay đổi sau khi lịch trực đã được coi là "chốt." Các điều phối viên thường xuyên dành hàng giờ cho một nhiệm vụ hầu như không thể tái sử dụng — tháng sau, bạn lại bắt đầu gần như từ con số không, bởi vì bảng tính không thể tự ghi nhớ sự cân bằng của tháng trước thay bạn.
Thời gian đó là một chi phí thực sự, dù không ai đưa nó vào một mục ngân sách. Đó là khoảng thời gian mà một điều phối viên lâm sàng không thể dành cho công việc chuyên môn.
Sự hỗn loạn về phiên bản
Hãy hỏi bất kỳ người điều phối nào đang quản lý lịch trực bằng bảng tính xem họ có bao nhiêu tệp được đặt tên dạng như "lich_truc_chot.xlsx", "lich_truc_chot_v2.xlsx", và "lich_truc_THUC_SU_chot.xlsx", bạn sẽ nhận lại một nụ cười đầy ngậm ngùi. Một khi bảng tính được chia sẻ qua nhóm chat, email và một bản in dán trên tường phòng nghỉ, sẽ không còn một nguồn thông tin chuẩn xác duy nhất — mà có rất nhiều bản khác nhau, và chúng bị lệch pha ngay khi một người yêu cầu đổi ca và ai đó chỉ cập nhật trên bản lưu cục bộ của riêng họ.
Việc theo dõi đổi ca gần như không tồn tại
Đổi ca là một phần bình thường và tự nhiên của bất kỳ lịch trực nào — mọi người bị ốm, có việc gia đình đột xuất, cần một ngày nghỉ cụ thể. Nhưng trong một bảng tính, đổi ca thường chỉ là hai cái tên được gõ đè lên nhau trong một ô, không có ghi chép về việc ai đã phê duyệt, liệu nó có vi phạm quy tắc nghỉ ngơi hay không, hoặc nó có âm thầm cho một người thêm một ngày nghỉ cuối tuần trong khi người khác phải gánh phần chênh lệch hay không. Nhân điều đó với một năm đổi ca và tính công bằng của lịch trực trở nên không thể kiểm chứng — không ai, kể cả người điều phối, có thể thực sự tái hiện lại ai đã làm những ca nào.
Không có ký ức về tính công bằng
Đây là vấn đề sâu xa nhất và khó nhận thấy nhất qua từng tháng: bảng tính không có ký ức ngoài những gì đang hiển thị trên trang tính hiện tại. Nếu ai đó đã trực thêm vào các ngày lễ trong mùa xuân, không có gì mang dữ liệu đó vào cách xây dựng lịch trực mùa thu, trừ khi người điều phối tự nhớ và bù đắp thủ công — đó là một yêu cầu quá lớn đối với bất kỳ ai khi phải quản lý hàng chục nhân viên trong suốt cả năm. Những tranh cãi về tính công bằng hiếm khi bắt nguồn từ một tháng đơn lẻ; chúng là một chuỗi tích tụ âm thầm vì không có hệ thống nào theo dõi.
Danh sách tiêu chí đánh giá công cụ xếp lịch
Nếu bạn đang cân nhắc việc từ bỏ bảng tính, đây là những câu hỏi đáng để đặt ra cho bất kỳ giải pháp thay thế nào, bao gồm cả RosterShift:
- Công cụ có theo dõi tính công bằng theo trọng số (ca đêm, cuối tuần, ngày lễ) dưới dạng số dư lũy kế qua các tháng, chứ không chỉ trong một kỳ không?
- Công cụ có thực thi các quy tắc nghỉ ngơi như những ràng buộc bắt buộc, thay vì chỉ gắn cờ cảnh báo sau khi sự việc đã rồi không?
- Có một phiên bản lịch trực duy nhất được xuất bản, với các lần đổi ca được ghi lại và có thể kiểm tra không?
- Nhân viên có thể tự xem số dư và lịch sử phân ca của mình mà không cần hỏi người điều phối không?
- Công cụ có thực sự giảm bớt công việc thủ công của người điều phối, hay chỉ chuyển bảng tính sang một giao diện trông khác đi?
Nếu một công cụ không thể trả lời "có" cho các câu hỏi về ghi nhớ tính công bằng và ràng buộc nghỉ ngơi nghiêm ngặt, nó chỉ đang giải quyết vấn đề hiển thị chứ không giải quyết vấn đề thực tế. Khoảng cách đó — giữa một bảng tính trông đẹp hơn và một hệ thống thực sự ghi nhớ và thực thi tính công bằng — chính là lý do RosterShift được xây dựng.
Tất cả những điều này không có nghĩa bảng tính là một công cụ tồi — chúng rất xuất sắc cho vô số công việc khác. Chỉ là một lịch trực với các quy tắc công bằng, ràng buộc nghỉ ngơi và lịch sử đổi ca không nằm trong số đó, tương tự như việc bảng tính không phải là nơi thích hợp để theo dõi lịch dùng thuốc của bệnh nhân. Công việc này cần một hệ thống có khả năng tự ghi nhớ, chứ không phải một mạng lưới ô tính đòi hỏi con người phải nhớ thay cho nó.